Bent u als werkgever gebonden aan toezeggingen door een leidinggevende?

Is het in uw organisatie wel eens voorgekomen? Een leidinggevende doet de toezegging aan een werknemer dat zijn arbeidsovereenkomst zal worden verlengd, terwijl de leidinggevende hiertoe niet bevoegd is. Bent u als werkgever dan gebonden aan deze toezegging van de leidinggevende?

Kort geding

De rechtbank Amsterdam heeft op 22 januari 2016 in een kort geding hierover geoordeeld. Het ging in deze zaak om een werknemer die voor bepaalde tijd in dienst was getreden bij zijn werkgever Swazoom. Voor het eindigen van deze arbeidsovereenkomst is tijdens een gesprek met de werknemer en zijn leidinggevende besproken dat de arbeidsovereenkomst zal worden verlengd met één jaar. De verlenging werd vervolgens in een brief door de directeur bevestigd, waarbij werd verwezen naar het gesprek tussen de werknemer en de leidinggevende. Op eenzelfde wijze heeft er gedurende het dienstverband een urenuitbreiding plaatsgevonden. Dit werd ook eerst besproken tussen de leidinggevende en de werknemer en dit werd vervolgens schriftelijk bevestigd door de directeur waarbij werd verwezen naar de bespreking tussen de werknemer en de leidinggevende.

Voor het eindigen van de tweede arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd vindt er opnieuw een gesprek plaats tussen de werknemer en zijn leidinggevende. Tijdens dit gesprek wordt gesproken over de verlenging van zijn arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met ingang van 1 januari 2016. Enkele dagen later werd de werknemer geïnformeerd dat de verlenging ‘on hold’ is gezet. Een kleine week later wordt hem verteld dat het uiteindelijke besluit bij de directie ligt om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aan te bieden. Enige dagen later wordt hem medegedeeld dat zijn arbeidsovereenkomst niet wordt verlengd en dat zijn dienstverband per 31 december 2015 zal eindigen. De werknemer laat het hier niet bij zitten en start een kort geding.

Bindende onvoorwaardelijke toezegging

Heeft de leidinggevende een bindende onvoorwaardelijke toezegging gedaan? De kantonrechter oordeelt van wel. De kantonrechter overweegt hierbij dat gelet op de feitelijke gang van zaken en door het ontbreken van duidelijke afspraken binnen het bedrijf over het aangaan/verlengen van arbeidsovereenkomsten, de werknemer er gerechtvaardigd op mocht vertrouwen dat zijn leidinggevende bevoegd was om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aan te bieden. Swazoom stelt nog in haar verweer dat het bij iedereen bekend was dat uiteindelijk de directeur beslist of een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan/verlengd en niet de direct leidinggevende. De kantonrechter oordeelt hierover dat Swazoom niet concreet heeft toegelicht hoe het personeel hiervan op de hoogte moest zijn. Dit verweer verandert het oordeel van de kantonrechter dus niet.

Is een mondelinge toezegging ook bindend? 

Het komt geregeld voor dat een werkgever mondeling toezegt dat een arbeidsovereenkomst zal worden verlengd maar puntje-bij-paaltje op deze toezegging terug wil komen. Kan dit zomaar?

Als hoofdregel geldt dat een mondelinge toezegging ook een geldige en bindende toezegging is. Het gaat erom dat er aanbod en aanvaarding is. Op welke manier dit gebeurt (mondeling of schriftelijk) maakt niet uit, het is vormvrij.

Een mondelinge toezegging dat een arbeidsovereenkomst zal worden verlengd is dus een rechtsgeldig en kan worden afgedwongen bij de rechter. Het lastige van een mondelinge toezegging/overeenkomst is de bewijspositie. Een mondelinge toezegging/overeenkomst is namelijk lastig te bewijzen. Hiervoor zullen wellicht getuigen moeten worden gehoord of uit de feitelijke omstandigheden zou kunnen blijken dat partijen in de praktijk al uitvoering hebben gegeven aan de verlenging van de arbeidsovereenkomst. De partij die een beroep doet op een mondelinge overeenkomst kan nog een hele kluif krijgen aan deze bewijslast.

Aanzegplicht

In deze casus gaat het om de toezegging dat een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wordt verlengd. Mochten er werknemers bij u in dienst zijn op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die bijna afloopt, let er dan goed op dat de arbeidsovereenkomst tijdig wordt aangezegd.

Iedere werkgever is verplicht om haar werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 6 maanden of langer, schriftelijk te informeren over het al dan niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst. Minimaal één maand voor het einde van de arbeidsovereenkomst moet de werknemer schriftelijk worden geïnformeerd of de werkgever de arbeidsovereenkomst wenst voor te zetten en (in geval van voortzetting) onder welke arbeidsvoorwaarden. Dit kan per standaard brief of e-mail, maar dit kan ook alvast in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen.

Meer informatie over de aanzegplicht en hoe u een eventuele boete kunt voorkomen kunt u hier vinden.

Conclusie

De kans is groot dat een werkgever gebonden is aan een onvoorwaardelijke toezegging van een leidinggevende. Om niet aan dergelijke ongewenste toezeggingen gehouden te zijn is het binnen een organisatie dus van belang dat er heldere afspraken zijn over het aangaan/verlengen van een arbeidsovereenkomst. Zoals: wie is hiertoe bevoegd en wat is het beleid hierover. Zorg ervoor dat deze afspraken duidelijk zijn voor uw werknemers en dat zij hiervan op de hoogte zijn. Maak daarbij ook heldere afspraken met de leidinggevenden. Zorg ervoor dat zij weten of en op welke wijze zij wel of geen toezeggingen mogen doen tijdens (functionerings)gesprekken met werknemers over contractverlenging. Het kan helpen als u hen uitlegt dat een toezegging verregaande financiële verplichtingen met zich mee kunnen brengen. Wees voorzichtig met het doen van mondelinge toezeggingen. Deze zijn net zo bindend als schriftelijke toezeggingen.

In de praktijk komt het ook veel voor dat u in een dergelijke kwestie de zaak alsnog schikt met de werknemer. De werknemer voelt zich waarschijnlijk intussen al niet meer welkom en staat vaak open voor een minnelijke regeling. Dit kan een juridische procedure met alle kosten en gevolgen van dien voorkomen.

 

Mochten er momenteel binnen uw organisatie vragen zijn over de verlenging van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, of enige andere arbeidsrechtelijke vragen, neem gerust contact op met leeuwrik@certalegal.nl.