Voorkom misverstanden over social media gedrag

Waar ligt de grens?

Sociale media zijn media die gebruikmaken van online-technologiën om sociale interactie te bevorderen. Voorbeelden van sociale media zijn Facebook, Twitter, blogs, Youtube, slideshare, LinkedIn, Hyves, Flickr, etc. De komst van Facebook, Twitter en LinkedIn roept bij werkgevers vragen op: kun je werknemers verbieden of juist dwingen om Twitter te gebruiken? Tast je de privacy van werknemers aan als je regels opstelt over het gebruik van Twitter en Facebook? Duidelijke richtlijnen voorkomen dat er misverstanden ontstaan over het socialmediagedrag van uw werknemers. Door dit vast te leggen in een socialmediabeleid is het voor iedereen duidelijk wat geoorloofd is in uw organisatie.

 Social media is tegenwoordig niet meer weg te denken. Het sociale karakter van social media brengt werkgevers aan het twijfelen: waar mag u de grens trekken als werknemers berichten plaatsen die uw organisatie raken? Is een geheimhoudingsbeding in de arbeidsovereenkomst in dat geval voldoende? En is het gepast als een werknemer vanaf zijn persoonlijke Twitteraccount berichten stuurt over een lange nacht met veel drank én over dat prettige gesprek met die potentiële klant?

Laks

Bij het gebruik van social media heeft u te maken met de Grondwet en de privacywetgeving. Al snel komt u op het vlak van het verwerken van persoonsgegevens en dat mag niet zomaar. Denk aan het privé gebruik van werknemers van Social Media zoals Facebook of LinkedIn. Op dit moment is de handhaving van de Wet bescherming persoonsgegevens erg laks en wordt de wet nauwelijks nageleefd. Vanaf 1 januari 2016 gaat in Nederland de nieuwe privacy wetgeving van kracht die betrokkenen een betere controle over gegevens die zij op social media plaatsen geeft. Indien ondernemers de Wet Bescherming Persoonsgegevens overtreden, kunnen na 1 januari 2016 rekenen op boetes tot € 810.000 of 10% van de jaaromzet.
Nieuw is verder ook onder andere het ‘recht voor betrokkenen om vergeten’ te worden. Wil iemand bijvoorbeeld van Facebook af, dan moet Facebook al zijn persoonsgegevens verwijderen. De vraag is hoe effectief dit zal zijn. Mensen ‘sharen’ en ‘liken’ immers nog wel eens berichten waardoor informatie een eigen leven gaat leiden.

Toestemming

Uit het Vrijstellingsbesluit van de Wet bescherming persoonsgegevens blijkt dat het is toegestaan om sollicitanten te googlen. Zodra de informatie echter wordt uitgeprint, is er sprake van verwerken. En dat mag dan weer niet. Uit het Vrijstellingsbesluit blijkt ook dat het verwerken van persoonlijke gegevens van een sollicitant is toegestaan als u wilt beoordelen of een sollicitant geschikt is voor een functie, in het kader van de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten en de uitvoering of toepassing van een andere wet.
Ook als de sollicitant expliciet toestemming geeft, mogen persoonsgegevens worden verwerkt. U moet de persoonsgegevens van een sollicitant verwijderen als hij hierom vraagt en in ieder geval uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd. Langer bewaren van de gegevens is alleen toegestaan – met toestemming van de sollicitant – tot uiterlijk een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.

Sanctie

Het is verstandig om een sollicitant ervan op de hoogte te stellen als u via internet onderzoek naar hem gaat doen. U kunt dit in de vacature noemen of u kunt de sollicitant een privacy verklaring laten ondertekenen. In het geval van online solliciteren, kunt u bijvoorbeeld een toestemmingsvakje laten maken waarin de sollicitant aangeeft dat hij instemt met het internetonderzoek.

Werknemers

Ook voor het toezicht op werknemers en Social Media bestaan regels. Zoals aangegeven bevind een werkgever zich met dergelijk toezicht snel op het gebied van de privacy. Maar, het is mogelijk en toegestaan om toezicht te houden. Het is intussen een algemeen aanvaard principe dat Social Media, zoals Facebook, zo ver kan reiken dat handelingen niet zonder meer enkel nog privé zijn en de werkgever daar dus iets over mag zeggen.


Social Media Code

Wel is het belangrijk een Social Media Code in te voeren in uw bedrijf. In een uitspraak van de Rechtbank Limburg van 31 maart 2015 werd dit nogmaals bevestigd (ECLI:NL:RBLIM:2015:2660). De werknemer is werkzaam als medewerker beveiliging/videomeldkamer. Op de arbeidsovereenkomst is een arbeidsreglement van toepassing waarin staat dat ontslag op staande voet kan worden gegeven bij ernstige overtredingen. Aan het arbeidsreglement is als bijlage de gedragscode gehecht, met daarin vermeld dat racistisch, discriminerend en beledigend materiaal niet mag worden verspreid. In 2007 heeft de werknemer een officiële waarschuwing gekregen omdat hij in de werkkamer van een leidinggevende vertrouwelijke informatie had gelezen. In 2014 krijgt de werknemer opnieuw een officiële waarschuwing nadat hij verbaal is uitgevallen tegen een collega. Begin 2015 heeft de werknemer diverse racistische uitlatingen op social media geplaatst. Eén daarvan luidt: “D’r uit dat achtergesteld niet werkend profiterende criminele gehersenspoelde Islamtuig…wat moet dat tuig hier?” Naar aanleiding hiervan is de werknemer op non-actief gesteld. De werkgever is van mening dat de arbeidsovereenkomst ontbonden moet worden op basis van een dringende reden. Hoewel de kantonrechter de arbeidsovereenkomst wel ontbindt, overweegt hij wel dat er geen sprake kan zijn van een dringende reden omdat een social media code ontbreekt. Eerdere waarschuwingen aan de werknemer hebben betrekking op andersoortige uitlatingen op social media die in ernst niet te vergelijken zijn met de uitlatingen die begin 2015 zijn gedaan.

Waarschuwing

In een uitspraak (LJN: BV9483) van de rechtbank Arnhem oordeelde de rechter op 19 maart 2012 dat Blokker, de werkgever, terecht een ontbindingsverzoek had ingediend nadat zijn werknemer beledigende uitlatingen over de organisatie op Facebook had gezet. De werknemer had zijn werkgever verzocht om een voorschot op zijn loon te geven. Toen de werkgever hier geen gehoor aan gaf, uitte de werknemer zijn onvrede op Facebook. Vervolgens stuurde de werkgever een brief naar de werknemer met de waarschuwing om zich niet meer negatief uit te laten over de organisatie. Enkele weken later plaatste de werknemer toch weer een bericht op Facebook waarbij hij de volgende termen gebruikte: ‘blokker wat een hoerebedrijf’. Over zijn leidinggevende schrijft de werknemer: ‘aan die kkstreken van hem’ en ‘hoerestumperd’.

Beledigend

De rechter oordeelde dat de werknemer de werkgever op grovelijke wijze beledigd had. Dit is in strijd met het beginsel van goed werknemersschap. Op grond van artikel 7:661 van het Burgerlijk Wetboek moeten werkgever en werknemer zich als ‘goed werkgever’ en ‘goed werknemer’ naar elkaar toe gedragen. Als de ene partij zich in het openbaar beledigend uitlaat over de andere partij – offline of online – dan levert dit al vrij snel een schending van het zorgvuldigheidsbeginsel op. Er zit dus een grens aan de vrijheid van meningsuiting. Ook vond de rechter dat het privékarakter van Facebook betrekkelijk is omdat ook anderen de berichten kunnen lezen. In deze zaak had een collega van de werknemer die als ‘vriend’ aan het netwerk verbonden was, het bericht doorgespeeld aan de werkgever. De rechter wees de ontbinding van de arbeidsovereenkomst dan ook toe, zonder dat de werkgever een ontslagvergoeding hoefde te betalen.

Beleid opstellen

Werkgevers hanteren veelal in de Social Media code een aantal Basisprincipes zodat het werknemers duidelijk wordt hoe ver Social media reikt en hoe de werkgever zich buiten de muren van de werkgever zal moeten gedragen om te voorkomen dat de belangen van de werkgever worden geschaad. Gedacht kan worden aan volgende basisprincipes die aan werknemers kunnen worden uitgelegd:

  1. Mocht de werknemer van plan zijn een eigen blog in te richten of op twitter actief te worden de werkgever is onderwerp van het verhaal, dan dient de werknemer een disclaimer te gebruiken: “de hier gepubliceerde uitingen vertegenwoordigen uitsluitend mijn persoonlijke meningen en opvattingen en komen niet noodzakelijkerwijs overeen met die [naam werkgever]”.
  2. Praat niet over klanten of producten zonder toestemming van de werkgever.
  3. Breng nooit vertrouwelijke informatie van de werkgever of klanten naar buiten.
  4. Citeer geen collega’s of andere belanghebbenden. Plaats geen materiaal zonder toestemming van de eigenaar.
  5. Wees je er bewust van met wie je praat, en binnen welk netwerk je dit doet.
  6. Toon respect voor de ander, ook als de ander niet respectvol naar jou is.
  7. Houd rekening met auteursrechten. Gebruik geen logo’s, handelsmerken, muziek, afbeeldingen enz. zonder toestemming.

Er zijn nog vele andere principes te bedenken, zoals bijvoorbeeld hoe men dient om te gaan met de situatie dat de werknemer negatieve berichten over de werkgever tegenkomt op een blog of op twitter.

Toegankelijk

Uit het voorgaande blijkt dat een werkgever dus grenzen mag stellen aan hetgeen een werknemer vanuit privé hoedanigheid doet op Social Media. Een geheimhoudingsbeding is vaak niet voldoende om te werknemer duidelijk te maken op welke wijze bedrijfsinformatie geheim moet blijven. Wilt u het gebruik van social media in uw organisatie handhaven, dan is het verstandig om een Social Media Code op te stellen. De OR heeft in dat geval instemmingsrecht. In deze code kunt u uitleggen waarom de werknemer moet oppassen met het gebruik van Social Media en in de code kan een sanctie worden opgenomen. Uit jurisprudentie blijkt dat het handhaven van een ‘zero tolerance’ beleid tegen agressie, geweld, discriminatie, alcohol en drugs in het voordeel uitpakt voor werkgevers. Dit zal niet anders zijn als het om social media gaat. Daarnaast wordt het handhaven en monitoren van een beleid op het gebied van e-mail en internetgebruik door kantonrechters toegejuicht. Sancties kunnen variëren van een aantekening in het personeelsdossier, waarschuwingsbrief tot ontslag. Uiteraard zult u als werkgever wel altijd rekening moeten houden met alle omstandigheden als u een werknemer een sanctie oplegt of tot ontslag wil overgaan. Heeft u als werkgever een Social Media beleid en waarschuwt u de werknemer bij een overtreding, dan is ontslag zonder vergoeding soms best mogelijk. Besteed dan ook aandacht aan dit onderwerp in het personeelshandboek of stel een beleid op dat via intranet toegankelijk is.



Jolanda de Groot, advocaat arbeidsrecht bij Certa Legal, tel: (020) 521 66 99, e-mail: degroot@certalegal.nl